Cómo hacer el inventario de tu farmacia sin cerrar
El inventario anual de un domingo entero, con todo el equipo y la persiana bajada, sigue siendo la práctica más extendida. También es la más cara y la menos fiable. Existe una alternativa que funciona mejor y no obliga a cerrar: el recuento rotativo.
Por qué el inventario anual «de golpe» es mala idea
No es una cuestión de esfuerzo, sino de utilidad:
- Cuesta caro. Entre 4 y 6 personas durante 8–10 horas, normalmente en fin de semana y con recargo. Es el equivalente a una semana de nóminas de una persona.
- Es poco fiable. A partir de la sexta hora de recuento, la tasa de error sube de forma notable: se saltan baldas, se cuentan cajas por unidades, se apuntan mal los códigos.
- Caduca en cuestión de días. Un inventario correcto un domingo deja de serlo el martes, en cuanto entran los albaranes de la semana.
- Llega tarde para decidir. Descubrir en enero que llevas un año con descuadre en un grupo de productos no permite corregir nada de ese año.
La alternativa: inventario rotativo (o cíclico)
La idea es sencilla: en lugar de contar todo una vez al año, cuentas una parte pequeña cada semana, con la farmacia abierta, priorizando lo que más importa. En doce meses has contado todo, pero lo valioso lo has contado varias veces.
Cómo priorizar: clasificación ABC
| Clase | Qué incluye | Frecuencia de recuento |
|---|---|---|
| A | ~20 % de referencias que concentran ~80 % del valor de venta | Mensual |
| B | Rotación media | Trimestral |
| C | Baja rotación, valor unitario bajo | Semestral o anual |
| Especial | Estupefacientes, termolábiles, alto valor unitario | Mensual, sin excepción |
Con 30–40 referencias contadas al día, en horas de baja afluencia, una farmacia media cubre todo su catálogo activo en un año sin cerrar un solo día.
Preparar el recuento en Nixfarma
El principio general es el mismo en cualquier programa de gestión, y en Nixfarma el flujo es este:
- Decide el alcance antes de empezar: una familia, un laboratorio, un pasillo, un grupo de estanterías. Un alcance cerrado es lo que permite hacerlo en 20 minutos.
- Congela el movimiento de esa zona mientras cuentas. No hace falta cerrar la farmacia: basta con no reponer ni recepcionar albaranes de esos productos durante el recuento.
- Cuenta con lector, escaneando el código de cada envase, en lugar de apuntar en papel para teclear después. La doble manipulación es la primera fuente de error.
- Vuelca el recuento en el módulo de inventario y revisa las diferencias antes de confirmar el ajuste. Este paso es el que casi nadie hace y es el más valioso.
- Documenta la causa de cada descuadre relevante. Un ajuste sin explicación es un problema que volverá el trimestre siguiente.
Ajustar el stock sin investigar el descuadre no corrige nada: solo borra la evidencia de que había un problema.
Qué significa cada tipo de descuadre
| Síntoma | Causa habitual | Qué hacer |
|---|---|---|
| Stock real menor que el del sistema, de forma repetida | Salidas no registradas: muestras, autoconsumo, mermas, sustracción | Registrar un procedimiento de salida para no-venta |
| Stock real mayor que el del sistema | Albarán recepcionado por duplicado o entrada no cuadrada con lo servido | Revisar la recepción contra albarán, no contra pedido |
| Descuadre solo en un laboratorio | Bonificaciones y unidades gratuitas no dadas de alta | Fijar cómo se registran las bonificaciones |
| Descuadre en envases múltiples | Confusión entre unidad de venta y unidad de compra | Corregir la ficha del artículo |
Los cinco errores más caros
- Contar sin haber cerrado la recepción de pedidos. Si entra mercancía a media cuenta, el descuadre resultante es ficticio y contamina el histórico.
- Ajustar en masa sin revisar. Aceptar todas las diferencias de golpe elimina la única señal fiable que tienes sobre fugas y errores de proceso.
- No aprovechar el recuento para mirar caducidades. Ya tienes el producto en la mano: revisar la fecha en ese momento cuesta cero y evita mermas de cientos de euros.
- Dejar fuera el almacén y el robot. Si tienes robot dispensador, su stock debe cuadrar con el del sistema; los desajustes ahí suelen ser sistemáticos, no puntuales.
- No repetir el recuento en las referencias que fallaron. Una referencia con descuadre tiene muchas probabilidades de volver a descuadrar. Merece recuento mensual hasta que se estabilice.
Del inventario puntual al control continuo
El objetivo final no es contar mejor: es necesitar contar menos. Eso se consigue cuando el sistema te avisa de que algo no cuadra antes de que tú lo veas en un recuento.
Las señales que anticipan un descuadre están todas en los datos que tu Nixfarma ya guarda:
- Productos con stock positivo y sin ninguna venta desde hace meses.
- Referencias cuyo consumo teórico no coincide con las salidas registradas.
- Stock que supera con mucho la cobertura razonable según su rotación.
- Lotes cuya caducidad llegará antes de que el stock actual pueda venderse.
Vigilar esto de forma continua convierte el inventario anual en un trámite de verificación — y no en el día que descubres los problemas de los últimos doce meses.
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