Alertas de stock en farmacia: cómo evitar roturas y stock parado con Nixfarma
Una rotura de stock tiene un coste doble: pierdes la venta inmediata y dañas la confianza del paciente que se va a otra farmacia. El stock parado tiene el coste opuesto: capital inmovilizado que no genera rentabilidad. Aquí te explicamos cómo encontrar el equilibrio con datos reales.
El coste real de una rotura de stock
Cuando un paciente te pide un producto y no lo tienes, no solo pierdes esa venta. Estudios del sector farmacéutico estiman que entre el 30% y el 40% de los pacientes que encuentran una rotura de stock no vuelven a pedir ese producto en la misma farmacia — lo buscan en otra y, si la experiencia es buena, se quedan.
En una farmacia media con 1.200 referencias activas, tener una tasa de rotura del 3% significa que en cualquier momento hay 36 productos que podrías estar vendiendo pero no puedes. Si cada uno de esos productos tiene una rotación media de 8 unidades al mes y un margen de 4€, estás dejando de ingresar unos 1.150€ al mes en margen solo por roturas evitables.
Stock mínimo vs. stock de seguridad: no son lo mismo
Estos dos conceptos se confunden constantemente en la gestión farmacéutica, y la confusión tiene consecuencias directas en los pedidos y en las roturas.
Stock mínimo
Es el nivel de stock por debajo del cual debes lanzar un pedido. Se calcula en función del tiempo de entrega de tu distribuidor habitual y de la demanda media diaria del producto.
Fórmula básica: Stock mínimo = Demanda media diaria × Plazo de entrega (días)
Si vendes de media 2 unidades diarias de un producto y tu distribuidor tarda 2 días en servir, tu stock mínimo es 4 unidades. Por debajo de 4, haces el pedido.
Stock de seguridad
Es el colchón que añades al stock mínimo para cubrir variaciones inesperadas: picos de demanda, retrasos del distribuidor, errores en el pedido. Es el seguro contra imprevistos.
Fórmula: Stock de seguridad = (Demanda máxima − Demanda media) × Plazo de entrega máximo
Para ese mismo producto, si en temporada alta puedes vender hasta 5 unidades diarias (vs. la media de 2), y el distribuidor puede tardar hasta 3 días, tu stock de seguridad sería (5-2) × 3 = 9 unidades.
Punto de pedido real = Stock mínimo + Stock de seguridad = 4 + 9 = 13 unidades.
En la práctica, la mayoría de farmacias configuran el stock mínimo en Nixfarma de forma intuitiva ("cuando queden 2, pido") sin calcular el stock de seguridad. Esto funciona en productos estables, pero falla en temporadas de alta demanda o con distribuidores con variabilidad en los plazos.
Los errores más comunes en la gestión de alertas de stock
- Configurar el mismo umbral para todos los productos. Un antibiótico de dispensación urgente no puede tener el mismo stock mínimo que un complemento vitamínico de rotación lenta. Nixfarma permite configurar el stock mínimo por artículo — si no lo has hecho producto a producto, estás trabajando con alertas genéricas que no reflejan la realidad de tu farmacia.
- No actualizar los mínimos después de cambios de temporada. Si vendes 3 veces más protector solar en verano que en invierno y no ajustas el stock mínimo en mayo, las alertas llegarán tarde y habrá roturas en los días de máxima demanda.
- Ignorar el stock parado mientras se producen roturas. Es más frecuente de lo que parece: tienes exceso de stock en referencias C (baja rotación) mientras te quedas sin referencias A (alta rotación). El capital está inmovilizado donde no debería y falta donde sí hace falta.
- Pedir por hábito en lugar de por datos. Muchos titulares hacen los pedidos diarios a los distribuidores basándose en la experiencia acumulada, sin revisar los datos de stock actualizados. Esto funciona la mayor parte del tiempo, pero genera sobre-pedido en productos con demanda irregular.
Cómo Nixfarma gestiona las alertas de stock (y sus limitaciones)
Nixfarma incluye funcionalidad nativa de alertas de stock mínimo. Puedes configurar un umbral por artículo y el sistema te avisará cuando el stock caiga por debajo. Esto es el punto de partida.
Las limitaciones prácticas son dos:
- Las alertas son reactivas, no predictivas. Nixfarma te avisa cuando ya estás por debajo del mínimo — no cuando vas a llegar en 2 días según la velocidad de venta actual. La diferencia es que con una alerta predictiva puedes hacer el pedido con tiempo; con una alerta reactiva, a veces ya llegas tarde.
- El informe de artículos con stock bajo hay que generarlo manualmente. No hay un dashboard en tiempo real que te muestre de un vistazo los productos en zona de riesgo. Tienes que entrar en el módulo de informes, filtrar y exportar — lo que significa que muchos titulares solo lo hacen una vez a la semana, si llegan.
Qué datos necesitas para que las alertas sean realmente útiles
| Dato | Para qué sirve | Dónde está en Nixfarma |
|---|---|---|
| Ventas últimos 30 días por artículo | Calcular la demanda media diaria real | Módulo de ventas → informe de artículos |
| Stock actual | Comparar con el umbral mínimo | Módulo de almacén → inventario |
| Plazo de entrega por distribuidor | Calcular cuándo hacer el pedido | Configuración de proveedores |
| Variabilidad estacional | Ajustar el stock de seguridad por temporada | Comparativa histórica (ventas año anterior) |
El problema no es que Nixfarma no tenga estos datos — los tiene todos. El problema es que cruzarlos manualmente para cada uno de los 1.200 productos activos de una farmacia media es inviable en el día a día.
Stock parado: el otro lado del problema
Evitar roturas es la mitad de la ecuación. La otra mitad es no tener dinero inmovilizado en productos que no se mueven.
Una referencia sin ventas en 90 días con más de 2 unidades en stock es un candidato inmediato a acción. Las opciones son:
- Devolución al distribuidor si el plazo lo permite (normalmente 6 meses desde la compra para productos de libre dispensación).
- Promoción activa en mostrador o en el punto de dispensación.
- No reponer cuando se agote el stock actual y eliminar la referencia del catálogo activo.
En una farmacia media, liberar el capital inmovilizado en stock parado suele representar entre 2.000€ y 8.000€ que vuelven a estar disponibles para reinvertir en stock de productos A.
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